有不少客戶在采購專久智能綜合檔案管理系統軟件的同時，還詢問銷售部、采購部、財務部都有合同的存檔，為什么還要單獨的歸檔和管理合同呢？

單位檔案管理需要歸檔和管理合同的原因有以下幾點：

1. 合同是單位與外部合作伙伴、客戶之間達成的重要協議，歸檔和管理合同可以確保單位對合同內容的了解和遵守，避免合同糾紛和風險。

2. 歸檔和管理合同可以方便單位進行合同的查閱和使用。在合同履行過程中，可能需要對合同內容進行查證、驗證和解釋，及時處理合同中的條款和約定，確保合同的有效執(zhí)行。

3. 歸檔和管理合同可以提高單位的工作效率。合同可能有多個版本、修訂和變更，通過合同管理，可以清晰記錄合同的歷史變更和版本信息，方便單位及時查找和使用合同。

4. 合同歸檔和管理是公司治理和內部控制的重要環(huán)節(jié)。通過合同管理，可以確保合同的合規(guī)性和合法性，遵守相關法律法規(guī)和內部規(guī)定，減少合同風險和違約風險。

5. 合同歸檔和管理可以為單位提供法律保護。合同可能涉及重要的商業(yè)機密和商業(yè)關系，合同管理可以確保合同的保密性和隱私性，防止合同信息泄露和濫用。

綜上所述，單位檔案管理需要歸檔和管理合同是為了保證單位合同的合規(guī)性、合法性和有效性，提高工作效率，降低合同風險，并為單位提供法律保護。