專久智能提供的高校數(shù)字檔案館建設(shè)方案基于高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要功能包括數(shù)字檔案的接收、采集、管理、利用和系統(tǒng)維護(hù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)方案包括基礎(chǔ)組件平臺(tái)、高校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)、OCR識(shí)別、數(shù)字簽名、系統(tǒng)配置平臺(tái)、全文檢索平臺(tái)、信息發(fā)布平臺(tái)等。

高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目概述

1.1 項(xiàng)目建設(shè)背景

隨著信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和深入，政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位信息化進(jìn)程也不斷加快。作為信息化前沿的檔案部門，已經(jīng)面臨著信息爆炸和技術(shù)變革帶來的強(qiáng)大壓力，如何變被動(dòng)為主動(dòng)，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流已經(jīng)成為檔案部門不得不考慮的問題。隨著時(shí)間的推移，檔案工作者已經(jīng)越來越深刻地認(rèn)識(shí)到，利用新的理念、新的技術(shù)、新的方法來管理檔案的重要性，正在努力通過檔案信息化融入整個(gè)社會(huì)信息化的進(jìn)程，逐步改變傳統(tǒng)的檔案管理模式并向檔案的全電子化、多用戶超遠(yuǎn)程、綜合性全方位集中式的現(xiàn)代管理模式發(fā)展，通過最先進(jìn)的技術(shù)手段使檔案的價(jià)值和使用價(jià)值得到最充分的體現(xiàn)，由此保持和提升檔案部門的社會(huì)地位和價(jià)值。 

檔案管理信息化在各個(gè)業(yè)務(wù)層面都有相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)承擔(dān)其工作職責(zé)，它們作為傳統(tǒng)檔案室利用計(jì)算機(jī)軟件、存儲(chǔ)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成的全新的展現(xiàn)方式，是當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代基礎(chǔ)信息資源不可替代的部分，能夠?yàn)閺V大用戶提供科學(xué)研究、知識(shí)普及智能化服務(wù)的全新途徑。

國(guó)家檔案局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)深刻意識(shí)到，只有積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，才能使全國(guó)各地真正地體現(xiàn)體現(xiàn)其價(jià)值和作用，也考慮到全國(guó)各地檔案信息化水平參差不一，為了使檔案信息化建設(shè)達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，在2010年6月，國(guó)家檔案局正式頒布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，要求全國(guó)各省、自治區(qū)、直轄市按照指南中的內(nèi)容執(zhí)行工作，這進(jìn)一步明確了國(guó)家對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)容、要求。

2021年6月，國(guó)家頒布的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》又為全國(guó)各地描繪了“十四五”時(shí)期我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的宏偉藍(lán)圖，明確了今后5年檔案事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)和任務(wù)以及保障措施，是動(dòng)員和組織企業(yè)檔案工作者把檔案事業(yè)不斷推向前進(jìn)的綱領(lǐng)性文件。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。”

從以上國(guó)家在各個(gè)時(shí)期頒布的規(guī)劃、方法及條例，證明了我國(guó)對(duì)檔案管理事業(yè)的重視程度，國(guó)家的檔案管理事業(yè)的規(guī)劃真正逐步走向規(guī)范、先進(jìn)的行列，并且將檔案管理事業(yè)融入到各行各業(yè)中，使檔案工作能夠全面的為社會(huì)服務(wù)。

經(jīng)過多年來全國(guó)各地高校檔案館（室）的建設(shè)，我國(guó)高校檔案管理工作已經(jīng)邁入了信息化階段，正處于檔案信息化與社會(huì)信息化同步發(fā)展且融入其中的關(guān)鍵時(shí)期。可以說，高校檔案信息化事業(yè)的發(fā)展正在飛速發(fā)展同時(shí)也面臨著挑戰(zhàn)，需要在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，積極面對(duì)、全面規(guī)劃、統(tǒng)籌安排、采取妥善的方法和步驟，使全國(guó)高校檔案信息化事業(yè)與社會(huì)化的信息化協(xié)調(diào)發(fā)展，為創(chuàng)建和諧社會(huì)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

1.2 現(xiàn)狀分析

以下從數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、數(shù)字化資源建設(shè)資源建設(shè)兩個(gè)方面描述大學(xué)檔案館建設(shè)情況：

檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)情況：

目前高校檔案館使用系統(tǒng)南大之星檔案系統(tǒng)，已經(jīng)不能滿足高校數(shù)字檔案館建設(shè)需要，同時(shí)系統(tǒng)也不滿足《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》、《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。目前該系統(tǒng)已經(jīng)制約了檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展，尤其是在檔案信息化體系建設(shè)中，其功能缺陷成為了數(shù)字化檔案館建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展的瓶頸，制約高校檔案館“服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生、服務(wù)社會(huì)”的職能目標(biāo)。

數(shù)字資源建設(shè)情況：

高校檔案館目前現(xiàn)有館藏綜合檔案卷5萬6千卷；以件為單位管理的檔案約有1萬件；照片檔案約有2萬3千張；實(shí)物檔案約500件；人事檔案5400余人，按照國(guó)家檔案局在電子檔案方面“存量數(shù)字化、增量電子化”的管理規(guī)定，大學(xué)檔案館目前對(duì)部分基建、文書類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。但檔案館館藏量較大，需大量人員完成數(shù)字化加工工作。 

1.3 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

根據(jù)高校數(shù)字檔案館檔案信息化建設(shè)情況及《中華人民共和國(guó)檔案法》、《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》相關(guān)要求。對(duì)本校檔案信息化建設(shè)提出以下建設(shè)意見，通過系統(tǒng)規(guī)劃，在“十四五”期間，完成高校檔案館信息化建設(shè)，建立成全國(guó)高水平數(shù)字檔案館，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案館“服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生、服務(wù)社會(huì)”的職能目標(biāo)。

一、2022年完成完成數(shù)字檔案館應(yīng)用平臺(tái)、硬件平臺(tái)建設(shè)。

高校數(shù)字檔案館應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)包括：

校園局域網(wǎng)平臺(tái)建設(shè)：綜合檔案管理系統(tǒng)、干部人事檔案管理系統(tǒng)、聲像檔案管理系統(tǒng)、電子檔案長(zhǎng)期保存系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析展示系統(tǒng)、學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)、自助檔案查檔一體機(jī)系統(tǒng)、校報(bào)管理系統(tǒng)、成績(jī)單翻譯系統(tǒng)、檔案業(yè)務(wù)一網(wǎng)通辦系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)館內(nèi)多載體電子檔案收、存、用一體化管理。建立上接OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)立檔部門電子文件收集、歸檔、管理、利用、移交，下連數(shù)字檔案館的檔案資源總庫(kù)管理子系統(tǒng)的高度集成化檔案信息平臺(tái)。

互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建設(shè)：檔案館信息門戶網(wǎng)站、檔案遠(yuǎn)程利用預(yù)約系統(tǒng)、移動(dòng)端檔案服務(wù)系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建設(shè)實(shí)現(xiàn)多途徑檔案利用問題，實(shí)現(xiàn)疫情期間互聯(lián)網(wǎng)檔案業(yè)務(wù)預(yù)約辦理。同時(shí)通過檔案遠(yuǎn)程利用預(yù)約系統(tǒng)及電子簽字系統(tǒng)建立。實(shí)現(xiàn)檔案電子檔案跨區(qū)域查詢利用。通過檔案遠(yuǎn)程利用預(yù)約系統(tǒng)與專業(yè)電子簽章系統(tǒng)集成， 實(shí)現(xiàn)可信電子檔案，使電子檔案業(yè)務(wù)辦理、流轉(zhuǎn)、審核過程合法化，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)一網(wǎng)通辦系統(tǒng)。

檔案館硬件平臺(tái)建設(shè)包括：網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備、服務(wù)器硬件設(shè)備、機(jī)房環(huán)境控制設(shè)備等。

二、2023年完成館藏重點(diǎn)文物檔案及高利用率檔案數(shù)字化加工工作，聲像實(shí)物檔案多樣化種類采集工作。

三、2024年完成館藏檔案70%數(shù)字化加工工作；完成國(guó)家數(shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)指標(biāo)。同時(shí)完善相關(guān)管理制度及服務(wù)管理體系建設(shè)。

四、2025年完成館藏檔案100%數(shù)字化加工工作。實(shí)現(xiàn)檔案館業(yè)務(wù)全流程網(wǎng)上辦理。

高校數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)

2.1 整體框架設(shè)計(jì)

1、系統(tǒng)層

系統(tǒng)層是整個(gè)檔案系統(tǒng)的支撐平臺(tái)，包括網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、儲(chǔ)存、備份設(shè)備、系統(tǒng)軟件等信息系統(tǒng)運(yùn)行的物理設(shè)備以及信息資源建設(shè)的軟件環(huán)境，是任何一個(gè)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行所必需的基礎(chǔ)條件。

2、數(shù)據(jù)支撐層

即檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，它是檔案管理系統(tǒng)的核心。

3、應(yīng)用數(shù)據(jù)層

檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用數(shù)據(jù)層包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、管理流程數(shù)據(jù)庫(kù)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)審計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)和法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)。

4、平臺(tái)工具支撐層

包括基礎(chǔ)組件平臺(tái)、系統(tǒng)管理平臺(tái)、系統(tǒng)配置平臺(tái)、全文檢索平臺(tái)、信息發(fā)布平臺(tái)、接口服務(wù)平臺(tái)、工作流平臺(tái)、報(bào)表平臺(tái)、隱秘?cái)?shù)據(jù)保護(hù)平臺(tái)、多媒體處理工具、EEP封裝工具、脫機(jī)光盤工具、通用文件瀏覽器、OCR識(shí)別、版式固化、四性檢測(cè)、數(shù)據(jù)采集、大數(shù)據(jù)分析、數(shù)字簽名、安全打印、知識(shí)圖譜、可信認(rèn)證、電子文件長(zhǎng)期保存和電子文件版本控制等多個(gè)工具技術(shù)，為應(yīng)用系統(tǒng)提供支撐，架構(gòu)在平臺(tái)上的應(yīng)用系統(tǒng)一方面可以縮短開發(fā)周期，降低系統(tǒng)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，另一方面可以提升系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性。

5、系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)層

方案建設(shè)的應(yīng)用系統(tǒng)功能，其中包括：綜合檔案管理系統(tǒng)、干部人事檔案管理系統(tǒng)、聲像檔案管理系統(tǒng)、電子檔案長(zhǎng)期保存系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析展示系統(tǒng)、學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)、自助檔案查檔一體機(jī)系統(tǒng)、校報(bào)管理系統(tǒng)、成績(jī)單翻譯系統(tǒng)、檔案業(yè)務(wù)一網(wǎng)通辦系統(tǒng)、檔案信息門戶網(wǎng)站、檔案遠(yuǎn)程利用預(yù)約系統(tǒng)、移動(dòng)端檔案服務(wù)系統(tǒng)等組成。

6、數(shù)據(jù)接入層

檔案管理系統(tǒng)可以與其他外部系統(tǒng)對(duì)接，并對(duì)外提供利用服務(wù)等。外部系統(tǒng)也可以將其信息數(shù)據(jù)移交到檔案系統(tǒng)中，便于統(tǒng)一管理、保存和利用。

2.2 平臺(tái)特色亮點(diǎn)

2.2.1 高兼容、高穩(wěn)定

本次數(shù)字檔案館系統(tǒng)用到的綜合檔案系統(tǒng)具備高兼容性、高穩(wěn)定性

數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)：支持MY Sql、Oracle、MS Sql Server、DB2、達(dá)夢(mèng)、人大金倉(cāng)等目前主流的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)；在用戶未采購(gòu)正版數(shù)據(jù)庫(kù)情況下，可使用開源MYSql數(shù)據(jù)庫(kù)，避免版權(quán)問題。

客戶端瀏覽器：火狐瀏覽器；谷歌瀏覽器；360瀏覽器等國(guó)內(nèi)外先進(jìn)瀏覽器。

客戶端分辨率：1024*768及以上（自適應(yīng)）。

2.2.2 高度融合性

方案設(shè)計(jì)除考慮建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)外，同時(shí)融合高校特有學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)、成績(jī)單翻譯系統(tǒng)、校報(bào)檔案管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，方案設(shè)計(jì)時(shí)考慮高校檔案館業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)性融入電子簽章技術(shù)，保障數(shù)據(jù)真實(shí)、可信。

2.2.3 防偽防泄漏功能

系統(tǒng)具備防偽防泄露水印功能。系統(tǒng)能夠靈活設(shè)置自定義文字水印、當(dāng)前登錄賬號(hào)名稱水印、圖片水印。能夠靈活調(diào)整水印透明度、水印角度、水印位置。需要在電子文件預(yù)覽頁(yè)面自定義設(shè)置水印，并預(yù)覽水印效果。

2.2.4 手寫體OCR識(shí)別技術(shù)

電子檔案的利用核心是電子文件內(nèi)容，目前大量的電子文件由于數(shù)字化處理后形成的格式大多數(shù)是以圖片或者單層PDF的格式生成，因此給電子文件的利用和檢索帶來極大的不便，本次數(shù)字化檔案館建設(shè)項(xiàng)目中的綜合檔案管理系統(tǒng)。自帶手寫體OCR識(shí)別引擎，能對(duì)各類格式的文檔自動(dòng)進(jìn)行OCR識(shí)別。OCR識(shí)別準(zhǔn)確率普遍高出目前市場(chǎng)先進(jìn)水準(zhǔn)很多。同時(shí)具備自主學(xué)習(xí)功能，通過自主學(xué)習(xí)，不斷提升手寫體識(shí)別率。OCR識(shí)別后支持在線查看OCR識(shí)別內(nèi)容，支持對(duì)識(shí)別有誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯和修改。經(jīng)過OCR識(shí)別完成的電子文件支持通過關(guān)鍵字對(duì)電子全文進(jìn)行模糊查詢，極大了提高了電子檔案的利用效率。

2.2.5 人臉識(shí)別搜索

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，用戶對(duì)電子檔案的利用要求也越來越高，人臉識(shí)別技術(shù)應(yīng)用場(chǎng)景也越來越普遍，本項(xiàng)目中人臉識(shí)別技術(shù)主要用于聲像檔案管理系統(tǒng)，支持用戶通過輸入人臉照片對(duì)系統(tǒng)中的類似的人臉圖片進(jìn)行快速檢索，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)人物照片檔案的快速查詢和利用。

2.2.6 遮蓋打印功能

支持在不安裝插件的情況下，瀏覽器在線進(jìn)行遮蓋式打印，能同時(shí)遮蓋多個(gè)位置并且遮蓋部分可以設(shè)置任意顏色，支持直接打印和導(dǎo)出當(dāng)前頁(yè)。

2.2.7 電子歸檔章

系統(tǒng)支持給電子文件加蓋歸檔章。支持設(shè)置不同的歸檔章樣式。比如歸檔章單行多行、是否顯示表頭、歸檔章位置等設(shè)置。支持針對(duì)不同門類設(shè)置不同的歸檔章組成字段。

2.2.8 智能搜索引擎

系統(tǒng)集成語義分析引擎，可實(shí)現(xiàn)對(duì)自然語義分析功能，包含同義詞轉(zhuǎn)義，敏感詞過濾等。如搜索我校時(shí)，可將某某大學(xué)一并檢索。

系統(tǒng)集成關(guān)聯(lián)檢索引擎，例如檢索某合同信息可將關(guān)聯(lián)檔案信息一并關(guān)聯(lián)展示。檢索某某會(huì)議文書檔案可關(guān)聯(lián)會(huì)議照片檔案。

2.2.9 集成釘釘、微信公眾號(hào)功能

系統(tǒng)支持在企業(yè)微信APP端查詢檔案，預(yù)覽電子文件。并且具有檔案借閱功能，借閱審核功能。

2.2.10 高清處理功能

系統(tǒng)集成高清處理功能，可通過系統(tǒng)對(duì)重要檔案進(jìn)行批量高清處理，包括字跡加深、印章重描、污跡處理、襯托背景色等，提供電子檔案使用質(zhì)量。

2.2.11 支持國(guó)產(chǎn)OFD版式文件

系統(tǒng)支持 國(guó)產(chǎn)OFD文件上傳、下載。在不安裝插件的情況下，在線預(yù)覽。

2.2.12  3D庫(kù)房展示

三維虛擬庫(kù)房模塊利用三維仿真技術(shù)，形象逼真的模擬檔案館（室）的真實(shí)場(chǎng)景，利用檔案存放位置三維坐標(biāo)化，實(shí)現(xiàn)檔案查詢精確空間定位，智能查找定位檔案室、檔案柜以及所在的檔案柜精確位置。實(shí)現(xiàn)庫(kù)房狀況概貌管理；檔案出入庫(kù)管理、檔案上下架管理、庫(kù)房剩余空間智能盤點(diǎn)；虛擬與實(shí)景照片結(jié)合。

系統(tǒng)支持對(duì)檔案庫(kù)房空調(diào)、溫濕度、除濕加濕凈化機(jī)一體機(jī)、紅外、門禁、安防、消防、漏水、空氣質(zhì)量、有害氣體等，集中統(tǒng)一監(jiān)控管理，可通過內(nèi)網(wǎng)遠(yuǎn)程瀏覽、設(shè)置系統(tǒng)各項(xiàng)參數(shù)，修改后立刻生效，無需重啟系統(tǒng)；根據(jù)實(shí)際環(huán)境導(dǎo)入實(shí)景3D模型。

2.2.13 簡(jiǎn)潔易用批量操作功能

支持批量條目導(dǎo)入和批量電子文件掛接，支持目錄電子文件一鍵上傳自動(dòng)匹配，自動(dòng)關(guān)聯(lián)。

同時(shí)支持檔案數(shù)據(jù)批量修改、電子檔案批量下載。

2.2.14 無插件電子文件通用預(yù)覽技術(shù)

隨著檔案信息化的不斷推進(jìn)和逐步深入，各種電子文件格式大量產(chǎn)生，如文檔、網(wǎng)頁(yè)、圖片、音樂、視頻等等，用戶客戶端需要預(yù)裝各種電子文件對(duì)應(yīng)的插件，否則將不能瀏覽該電子文件，這給用戶在線瀏覽電子文件帶來了很大不便。

本項(xiàng)目中所包含的各類應(yīng)用系統(tǒng)均支持無插件電子文件通用預(yù)覽技術(shù)，在不安裝任何插件的情況下，通過客戶端瀏覽器即可在線預(yù)覽各種常見格式的電子文件，如：

文檔類：txt、xml、doc、xls、ppt、doc、pdf等

圖像類：jpg、jpeg、tif、tiff、gif、png等

音視頻類：wav、mp3、mid、wmv、avi等

2.2.15 檔案業(yè)務(wù)流程化管理

各類檔案業(yè)務(wù)可在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行流程化管理，避免出現(xiàn)線上、線下同時(shí)操作的問題

系統(tǒng)內(nèi)完成兼職檔案員數(shù)據(jù)移交、審核歸檔。

系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案借閱審批、登記、歸還流程化操作

系統(tǒng)內(nèi)完成檔案鑒定銷毀流程。

（以下內(nèi)容略）

2.4 系統(tǒng)功能介紹

2.4.1 綜合檔案管理系統(tǒng)

高校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)開發(fā)以國(guó)家檔案局頒布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的相關(guān)指標(biāo)為指導(dǎo)，結(jié)合高校在檔案信息化中的功能需求總結(jié)研制而成。支持檔案的收、管、存、用全過程管理，包含對(duì)高校黨群、行政、教學(xué)、基建、科研、財(cái)務(wù)、外事、出版、聲像、實(shí)物等各類檔案收集、審批、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印、鑒定、借閱、編研等基本功能，滿足了用戶對(duì)檔案的收、管、存、用四個(gè)方面的要求。軟件總體功能設(shè)計(jì)如下圖所示：

系統(tǒng)功能如上圖所示，主要分為三大部分：檔案業(yè)務(wù)部分、信息服務(wù)部分和系統(tǒng)維護(hù)部分。

其中檔案業(yè)務(wù)部分包括：文件管理、收集整編、檔案管理和開發(fā)利用四部分；涵蓋了檔案業(yè)務(wù)中的收集整理、檔案管理、信息利用和鑒定銷毀等工作，主要針對(duì)檔案管理人員或各部門的兼職檔案員。檔案管理人員可以通過這些功能，根據(jù)定義好的管理規(guī)則和規(guī)范，自動(dòng)或手工輔助實(shí)現(xiàn)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

信息服務(wù)部分可以為用戶提供方便、快捷的檔案信息利用服務(wù)，其中包含：檔案檢索、賦權(quán)管理、預(yù)約借閱、在線收集等功能。

系統(tǒng)維護(hù)部分主要提供了一套系統(tǒng)的個(gè)性化定制工具，可以針對(duì)本單位的檔案管理需求和規(guī)范，定制符合本單位使用的檔案系統(tǒng)。

另外，可以提供與OA系統(tǒng)或其他應(yīng)用系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)歸檔和數(shù)據(jù)交互。

高校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)如下圖所示。

2.4.1.1 高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)主界面

2.4.1.2 檔案收集

2.4.1.2.1 文件收集

文件收集主要完成文件和資料的前期收集和管理工作。主要包括文件管理（收發(fā)文）、工程資料管理和其他資料管理。數(shù)據(jù)主要來自部門文書移交數(shù)據(jù)（未從OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的收發(fā)文等信息）和其他系統(tǒng)產(chǎn)生的有價(jià)值的信息，文件管理的結(jié)構(gòu)依據(jù)用戶檔案工作前置的要求將檔案所要管理的內(nèi)容前置到OA系統(tǒng)中，檔案人員僅進(jìn)行審核工作，不再重復(fù)錄入。

（以下內(nèi)容略）

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