為了確保準確性和安全性，并保持檔案的整潔有序，要定期的的單位的干部人事檔案進行整理與清理工作。干部人事檔案整理步驟與要求如下：

1、 分類

第一類：履歷類材料

第二類：自傳和思想類材料

第三類：考核鑒定類材料

第四類：學歷學位、專業(yè)技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料

4-1學歷學位材料

4-2職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料

4-3科研學術材料

4-4培訓材料

第五類：政審、審計和審核類材料。

第六類：黨、團類材料

第七類：表彰獎勵類材料

第八類：違規(guī)違紀違法處理處分類材料

第九類：工資、任免、出國和會議代表類材料

9-1工資材料

9-2任免材料

9-3出國（境）材料

9-4招錄調動參加會議的代表登記表等材料

第十類：其他可供組織參考的材料

2、 排序

排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內容的內在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

1．按材料形成的時間排序

適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

4-1學歷學位材料中將各學歷階段分開后再按時間排序，即本科、碩士、博士等各學歷階段材料連續(xù)不相混。

2．按材料的內容以及材料之間的內在聯(lián)系排序

適用于第五、六、八類材料。

第五類、第八類材料的排列順序一般為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前，入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，其他材料可按時間先后依次排序。

每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁右上角編上類號和順序號；材料正面的右下角，材料反面的左下角逐頁編寫頁碼。

頁碼的編寫方法：

（1）凡有圖文、表格的頁面，每面作為一頁；

（2）有封面的材料從封面開始編寫；

（3）空白紙和托裱用的襯紙不計頁數(shù)；

（4）復印件和原件應視為一份材料，只編寫原件頁數(shù)。

3、 編目

分類、排序完成以后，檔案材料從實體上來說就已經形成了一個體系，編目就是要把這種體系體現(xiàn)出來。卷內目錄置于一卷之首，是檔案內容的綱目和查閱的索引。

1、檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清

楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫，因為這些字跡材料的耐久性達不到檔案保護的要求。

2.檔案目錄不能粘貼涂改，否則難以判斷是因為檔案材料被故意抽走后涂改的目錄，還是目錄填寫錯誤后進行的涂改。

3．“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫

4．“材料形成時間”填寫材料落款時間。

5．“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。

6．“備注”填寫需要說明的情況。

7．書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

4、 技術加工

為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應進行技術加工。

①.紙張破損或字跡不符合要求的材料應進行復制

②.幅面過大的檔案材料應折疊或剪裁。

③.幅面過小的材料應進行托裱

一是材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。

二是禁止將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連。

5、 裝訂

裝訂是干部人事檔案材料轉化為檔案的最后一道程序。

裝訂好的檔案，檔案目錄置于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。

裝訂要求：結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞。

不能過分追求“四邊齊”左邊與下邊齊整即可

目前使用的干部檔案卷夾厚度一般有3種規(guī)格：25mm、35mm、45mm。

各單位應根據(jù)所管理檔案的實際情況，選擇厚度適宜的檔案卷夾。

干部人事檔案為便于管理，盡量減少分卷。如果實在太厚，應該分成兩卷裝訂。

分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。