電子卷宗是指利用電子技術(shù)將案卷轉(zhuǎn)化便于存儲(chǔ)、檢索和共享的電子形式。電子卷宗可以通過(guò)電子文件管理系統(tǒng)直接生成電子卷宗，也可以通過(guò)數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備將實(shí)物卷宗轉(zhuǎn)化為電子文檔。

電子檔案則是為了保護(hù)和共享信息資源，便于長(zhǎng)期保存和使用，以數(shù)字形式記錄、組織和保存的文件。

電子卷宗轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程包括數(shù)據(jù)清理、轉(zhuǎn)換和歸檔三個(gè)方面的內(nèi)容。

數(shù)據(jù)清理主要是對(duì)電子卷宗進(jìn)行整理，刪除重復(fù)、無(wú)用的文件后重新進(jìn)行分類(lèi)歸檔；

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換是將電子卷宗的文件格式與電子檔案系統(tǒng)的格式進(jìn)行匹配，并轉(zhuǎn)換為合適的格式；

數(shù)據(jù)歸檔是將轉(zhuǎn)換好的電子卷宗文件存儲(chǔ)進(jìn)電子檔案系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化建設(shè)，提高電子卷宗的利用率。

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