人民來信屬于各機關(guān)單位職能范疇內(nèi)的歷史記錄之一，應(yīng)當(dāng)鑒定歸檔范圍，區(qū)分保存價值，應(yīng)歸則歸，不應(yīng)歸則剔除歸檔范圍。

第8號國家檔案局令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》規(guī)定，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄屬于機關(guān)文件材料不歸檔范圍。

本機關(guān)處理人民來信來訪的文件材料，有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的屬于永久保管，其他有處理結(jié)果的屬于30年保管。

人民來信歸檔的注意事項：

1.采用紙質(zhì)信件形式的人民來信，要將信封、郵票等一并歸檔，注意保持信件的原貌；采用網(wǎng)頁、新媒體來信的，除文字部分需要歸檔外，還要將完整頁面截圖歸檔。

2.要將領(lǐng)導(dǎo)批示和處理結(jié)果連同信件一并歸檔，保持“件”的有機聯(lián)系。

3.按照合理的“件”內(nèi)順序進行排列，可以按照來信信封、來信信紙、領(lǐng)導(dǎo)批示單、來信處理結(jié)果的先后排序，也可以按照來信處理結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)批示單、來信信紙、來信信封的先后排序，同一機關(guān)單位、同一歸檔年度的整理方法應(yīng)當(dāng)保持一致。

4.著錄題名需要完整、規(guī)范，不能僅僅著錄來信或處理結(jié)果。

如：×××關(guān)于×××的來信（×××領(lǐng)導(dǎo)批示，×××處理結(jié)果）

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