檔案數(shù)字化是個技術(shù)含量較低的行業(yè)，但是處理的數(shù)據(jù)量較為龐大，而且大多是手工操作，錯誤率一致居高不下，如何解決這個問題，需要將管理與技術(shù)相結(jié)合，無論是軟件的開發(fā)方還是數(shù)字化的參與方，都應(yīng)該想方設(shè)法提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，一方面嚴(yán)格按照操作流程進(jìn)行實施，另一方面將現(xiàn)代化的技術(shù)手段融入其中，用軟件來檢測成果，提高準(zhǔn)確性。

1. 數(shù)字化掃描的規(guī)范性

按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）選擇合適的存儲格式，以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名，科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑。

至于選擇什么樣的存儲格式，如何命名，路徑如何建立，檔案管理部門需要有一個明確的標(biāo)準(zhǔn)，而不能任由數(shù)字化加工企業(yè)來定，否則參與項目的若干家企業(yè)都有一套自身的標(biāo)準(zhǔn)，就會造成檔案信息化長遠(yuǎn)發(fā)展的被動。

2. 元數(shù)據(jù)著錄的規(guī)范性

需要按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）、《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》（DB34/T450-2004）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確定檔案數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)字段、著錄的規(guī)則等。項目開展前進(jìn)行技能培訓(xùn)，合格才能上崗，著錄過程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行，遇到特殊情況及時反饋，確保著錄的準(zhǔn)確性、規(guī)范性。

①檔號組成項需要著錄規(guī)范，如全宗號、歸檔年度、保管期限、檔案門類代碼、實體分類號、項目號、卷/件號等。一般在檔案管理軟件中“全宗號、歸檔年度、保管期限、檔案門類代碼、實體分類號、項目號”可以設(shè)置為自動繼承，“卷/件號”要能夠自動加一。在具體的著錄過程中，“保管期限、歸檔年度”的更迭要注意“卷/件號”是否對應(yīng)調(diào)整。

②“頁數(shù)、頁碼”需要填寫準(zhǔn)確

優(yōu)秀的檔案管理軟件不僅僅要有批量掛接原文的能力，同時需要具有檢測原文的能力?，F(xiàn)在的檔案整理規(guī)范，無論是以件為單位的檔案，還是以卷為單位的檔案，都要求編寫頁碼，一方面便于查找利用，另一方面是對檔案規(guī)范管理的要求。元數(shù)據(jù)著錄的過程，需要將“頁數(shù)、頁碼”手工著錄進(jìn)入系統(tǒng)中，由于手工著錄，此兩碼常常會有錯誤，而且不容易發(fā)現(xiàn)錯誤，如何解決解決就是個難題。原文掛接的過程中，增加統(tǒng)計、匹配能，將原文的數(shù)量與著錄的數(shù)量進(jìn)行對比，很容易發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而解決問題。

有的數(shù)字化加工企業(yè)，還使用了先掃描，后統(tǒng)計頁數(shù)，再將頁數(shù)反向?qū)肽夸浽獢?shù)據(jù)的“頁數(shù)”中。

3. 批量掛接不會錯

經(jīng)常聽到很多同志反應(yīng)，原文和目錄不對應(yīng)，所見非所得，都在抱怨是掛接的錯誤，手工掛接或許會有錯誤，自動化的批量掛接是不會有錯誤的，如果有錯誤要么是著錄元數(shù)據(jù)時出錯了，要么是數(shù)字化掃描的過程出錯了。需要規(guī)范著錄、掃描的全過程，做到有人做、有人查、有人管。

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