編目，不是將所有的著錄項(xiàng)都打印出來(lái)，而是有選擇的形成數(shù)據(jù)報(bào)表，是有規(guī)則，有標(biāo)準(zhǔn)的。

檔案著錄的過(guò)程中，常見(jiàn)的著錄項(xiàng)有全宗號(hào)、檔案門(mén)類(lèi)代碼、歸檔年度、保管期限、件號(hào)、文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、密級(jí)、頁(yè)數(shù)等，除此之外還要采集各種元數(shù)據(jù)。

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）規(guī)定，歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

①序號(hào)：填寫(xiě)歸檔文件順序號(hào)。

②檔號(hào)：檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為，全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開(kāi)。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

③文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒(méi)有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。

④責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 

⑤題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[ ]”。

⑥日期：文件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。

⑦密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫(xiě)。沒(méi)有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。

⑧頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

⑨備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。

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