文檔一體化檔案管理系統(tǒng)是以“文檔一體、綜合管理、館室銜接”為原則，基于C/S架構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)軟件，從檔案工作的實際需要出發(fā)，在保證靈活性和擴展性的基礎(chǔ)上，為各行業(yè)檔案室及其他立檔單位提供的檔案智能一體化管理系統(tǒng)。

一、文檔一體化檔案管理系統(tǒng)特點：

1. 具備檔案的綜合管理功能，實現(xiàn)企事業(yè)單位檔案從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索到利用、編研等一系列檔案管理過程的管理。

2. 支持國家最新標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》。

3. 真正實現(xiàn)自動組卷與歸檔。

4. 支持原文管理，通過“添加”、“掃描” 方式把原文存儲到計算機里，實現(xiàn)文件內(nèi)容的查閱。

5. 用戶可以任意增加各門類的文件、檔案及相關(guān)信息，也可按自己需要實施分類方案，對管理對象逐級劃分，充分契合用戶業(yè)務(wù)變化的需要。

6. 光盤發(fā)布是文檔一體化系統(tǒng)的一個增強功能，可將系統(tǒng)的全部或部分?jǐn)?shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)及原文以一定的格式遷移到光盤上。

7. 檢索速快，十萬條記錄20秒以內(nèi)響應(yīng)；提供分頁瀏覽的方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速查詢；查詢方式除簡單查詢外，系統(tǒng)還提供自定義查詢和多表查詢，通過自定義查詢目錄保存查詢條件，以后只要通過點擊就可實現(xiàn)快速檢索；多表查詢則是同時在多個目錄數(shù)據(jù)表中找出符合條件的記錄。

8. 強大的查詢功能，保證查詢的速度、準(zhǔn)確度。實現(xiàn)多種備份功能，可以將目錄數(shù)據(jù)及電子原文數(shù)據(jù)壓縮后向軟盤、光盤備份，也可將各種備份資料迅速恢復(fù)丟失的數(shù)據(jù)，確保用戶的寶貴數(shù)據(jù)安全無虞。通過導(dǎo)入導(dǎo)出，使不同機器和用戶之間的數(shù)據(jù)自由輸入、輸出，互相交換，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。

二、文檔一體化檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)：

三、文檔一體化檔案管理系統(tǒng)功能模塊：

檔案管理：檔案（文書、會計、實物、照片、光盤、書稿、科技）管理是本系統(tǒng)的核心模塊，它主要涵蓋了檔案管理中最重要的業(yè)務(wù)處理過程，包括檔案的錄入、組卷、調(diào)整和制作目錄等。

文件管理：文件是檔案的最主要的來源，文件管理指對公文（包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件）的管理。在本系統(tǒng)中，加入文件管理功能，是實現(xiàn)文檔一體化的需要。文件管理模塊包括文件登記、文件歸檔以及報表打印三部分。

資料管理：除了檔案和文件以外，本系統(tǒng)將管理的內(nèi)容擴展到其它文檔資料，體現(xiàn)了文檔一體化的特點。資料管理主要實現(xiàn)資料的登記和報表打印功能。本系統(tǒng)中資料的主要內(nèi)容包括資料和圖書。

數(shù)據(jù)管理：在計算機檔案管理過程中，數(shù)據(jù)資源的安全向來是至關(guān)重要的。為了防止數(shù)據(jù)的損毀或丟失而造成的巨大損失，最為簡單有效的方法就是經(jīng)常對這些重要的數(shù)據(jù)進行備份，對這些丟失的數(shù)據(jù)進行迅速恢復(fù)。本模塊就是為方便用戶的備份和恢復(fù)而設(shè)置的，它具有多種備份功能，可將目錄數(shù)據(jù)及電子原文數(shù)據(jù)壓縮后向軟盤、光盤備份，以適應(yīng)不同情況下的備份需要；同時還具有方便的恢復(fù)功能，可以將備份的數(shù)據(jù)迅速恢復(fù)丟失的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全。本系統(tǒng)包括外來數(shù)據(jù)的導(dǎo)入及本系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)出、數(shù)據(jù)庫（表）的備份及數(shù)據(jù)表的恢復(fù)。

光盤發(fā)布：分為光盤發(fā)布、光盤瀏覽、光盤上載和光盤回寫四個功能。

利用：檔案的最終目的就是為社會提供檔案材料與檔案信息，從而為社會各界服務(wù)。本系統(tǒng)中檔案利用不僅對檔案實現(xiàn)利用管理，同時也把文檔資料納入其中，其功能主要包括利用人管理、利用登記、歸還管理、利用管理、利用統(tǒng)計五個環(huán)節(jié)。

檢索：檢索是一項十分重要的功能，本系統(tǒng)檢索功能包括文件、檔案和資料的檢索。下面以檔案檢索為例進行說明，其余文件檢索及資料的檢索可參照以下說明。檔案人員在管理過程中的編目、編研、利用、鑒定等工作中經(jīng)常要使用到檔案檢索功能。利用計算機進行檢索則大大提高了檔案檢索的速度，結(jié)束了手翻帳本的時代，是檔案管理走向現(xiàn)代化的標(biāo)志。

編研：檔案編研工作是指檔案館（室）根據(jù)社會利用的需要，對檔案內(nèi)容進行研究和編纂的工作。本模塊為您提供專業(yè)的模板文件，輔助用戶撰寫編研材料；還可直接從數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入數(shù)據(jù)作為編研材料的內(nèi)容，同時還可支持原文的上傳和下載。除此之外還可對編研表格進行靈活定制。

移交接收：移交接收工作是指檔案館確定接收對象，然后向移交單位發(fā)出接收通知書，各移交單位按要求將其管理的保管期限為長期（含長期）以上的文書檔案、科技檔案、照片檔案、相關(guān)資料實體與檢索目錄以及與其全宗配套的編研材料向檔案館移交的過程。在檔案的計算機管理過程中，通過移交接收可以輕松實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)和電子原文的上報和接收。移交接收包括兩項內(nèi)容，即：檔案移交和檔案接收。

保管：檔案保管工作是根據(jù)檔案的成份和狀況，為延長檔案壽命所采取的一系列存放的安全措施。本系統(tǒng)中檔案保管的內(nèi)容包括以下庫房溫濕度登記和設(shè)置存放位置索引兩個方面。

鑒定：檔案的鑒定銷毀工作，是檔案館（室）對檔案文件的價值作出判斷，并對保管期限已滿、失去保存價值的檔案予以銷毀。本系統(tǒng)中鑒定銷毀的工作包括到期鑒定和銷毀鑒定兩個環(huán)節(jié)。

統(tǒng)計：統(tǒng)計是以表冊或數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的發(fā)展過程及其一般規(guī)律的工作，同時也可以讓檔案管理人員隨時掌握館藏情況。在本系統(tǒng)中統(tǒng)計工作包括基本情況年報及檔案相關(guān)統(tǒng)計。

系統(tǒng)維護：系統(tǒng)維護主要是對軟件的核心數(shù)據(jù)進行調(diào)整，它一般由系統(tǒng)管理員操作。本模塊主要實現(xiàn)添加用戶、增加檔案門類、定義實體分類、設(shè)置檔號格式等功能，并提供系統(tǒng)輔助管理工具。

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