紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理包括確定掃描范圍、編制頁號、規(guī)范目錄、拆除裝訂、技術(shù)修復(fù)等幾個方面，是數(shù)字化工作的重點(diǎn)和關(guān)鍵。

1、確定掃描范圍

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃，應(yīng)注意保持紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的完整性。確定不需掃描的紙質(zhì)檔案，須在數(shù)字化結(jié)果中進(jìn)行標(biāo)記。

2、編制頁號

應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。頁號應(yīng)從“1”開始連續(xù)編制；應(yīng)對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號；應(yīng)將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記；書寫頁號所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響。

3、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)按照基本整理單位對檔案進(jìn)行精確劃分，進(jìn)一步完善檔案原件的排列、編目等工作，并對照檔案原件對目錄內(nèi)容進(jìn)行修改、補(bǔ)充，為在后續(xù)工作中建立目錄數(shù)據(jù)庫做好準(zhǔn)備。同時在目錄中進(jìn)行標(biāo)識需要特別處理的頁面，并采集入數(shù)據(jù)庫中，在利用時進(jìn)行有針對性地處理。

4、拆除裝訂

是否拆除裝訂應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則，確需拆除裝訂物，要對排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排，同時注意保護(hù)檔案不受損害。特殊裝訂的紙質(zhì)檔案且拆除裝訂后需恢復(fù)的，拆除前應(yīng)拍照記錄檔案原貌，以便后期恢復(fù)。

5、技術(shù)修復(fù)

折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行壓平或熨平等相應(yīng)處理。破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)采用科學(xué)的技術(shù)方法先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。平整頁面時不得強(qiáng)行撕破檔案頁面，不得破壞檔案原件固有形態(tài)

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