為貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，以檔案信息化帶動企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效，更好賦能企業(yè)數(shù)字化改革與經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)國家檔案局《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等要求，結(jié)合我省實際，制定本辦法。

企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)評價設(shè)“廣東省企業(yè)數(shù)字檔案室”和“廣東省企業(yè)示范數(shù)字檔案室”兩個等級稱號，稱號有效期5年。

廣東省企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)評價標準:

一、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1、機房建設(shè)

1.建設(shè)滿足企業(yè)數(shù)字檔案室運行要求的機房，機房符合《數(shù)據(jù)中心設(shè)計規(guī)范》（GB 50174）要求的B級機房標準。(1分)

2.涉密機房建設(shè)符合國家有關(guān)保密規(guī)定。(1分)

2、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施

1.企業(yè)數(shù)字檔案室的網(wǎng)絡(luò)應接入企業(yè)網(wǎng)，并與互聯(lián)網(wǎng)隔離，管理涉密檔案的數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)應與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離；也可以建立企業(yè)檔案部門局域網(wǎng)。(1分）

2.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應考慮電子文件收集、歸檔和電子檔案管理、利用需要，網(wǎng)絡(luò)帶寬等性能應能適應圖像、音頻、視頻等各類數(shù)據(jù)的傳輸要求。（2分）

3、硬件設(shè)備

1.根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)及基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)部署和高效穩(wěn)定運行需求配備服務器。（1分）

2.根據(jù)科學、可行的存儲備份策略，配備穩(wěn)定與適當冗余的數(shù)據(jù)存儲備份設(shè)備。（2分）

3.配備滿足工作需要的計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機以及刻錄機、移動存儲介質(zhì)等設(shè)備。(1分)

4、基礎(chǔ)軟件

配備正版或經(jīng)過規(guī)范測試、登記的自主開發(fā)的基礎(chǔ)軟件，如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、中間件、全文檢索工具、光學字符識別軟件等。(4分)

5、其他設(shè)施

配備相對獨立、符合安全保密要求的檔案數(shù)字化加工場所（1分）和電子檔案閱覽場所（1分）。

二、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

6、收集功能

1.電子文件登記。具備電子文件手工登記功能（0.5分）；具有元數(shù)據(jù)手工（或自動）登記校驗功能（0.5分）；可對電子文件元數(shù)據(jù)根據(jù)權(quán)限進行更改、刪除、檢索、全文掛接等操作（0.5分）。

2.電子文件和電子檔案在線接收。具有從業(yè)務系統(tǒng)接收電子文件（或電子檔案）及其元數(shù)據(jù)的接口。(1分)

3.電子文件和電子檔案離線接收。具備電子文件、電子檔案和其他數(shù)字資源離線批量導入功能，支持常見的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元數(shù)據(jù)文件及符合長期保存要求的文件格式全文文件的導入接收，并實現(xiàn)元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)與對應電子文件、電子檔案的自動關(guān)聯(lián)（0.5分），數(shù)據(jù)導入過程中應支持數(shù)據(jù)的校驗（0.5分）。

4.電子文件和電子檔案接收檢測。能根據(jù)檢測要求對接收的電子文件的“四性”和電子檔案的有關(guān)屬性進行檢測，對檢測不符合要求的電子文件或電子檔案進行標記。(1分)

5.傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接。支持單個、批量文件上傳等方式，能建立目錄與其對應全文間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并保持關(guān)聯(lián)關(guān)系穩(wěn)定。(0.5分)

7、整理功能

1.分類。按照企業(yè)確定的分類方案，將歸檔文件進行分類，并支持按年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等多種分類方案分類。(1分)

2.劃定保管期限。按照檔案保管期限表對歸檔文件劃定保管期限。(0.5分）

3.組件。對歸檔電子文件按照組件規(guī)則組成“件”，并對件內(nèi)文檔按一定的規(guī)則進行排序。(0.5分）

4.組成保管單位。能對歸檔文件按照設(shè)定規(guī)則自動或在人工干預下組成保管單位，并能按規(guī)則將保管單位內(nèi)文件排序定位。(1分）

5.編號。依據(jù)檔號編制規(guī)則形成檔號，所形成檔號唯一、簡明、合理、穩(wěn)定、可擴充。(0.5分）

6.編目。根據(jù)需要能夠編制各種目錄，提供規(guī)范的檔案目錄模板，支持進行目錄模板制作，提供打印預覽功能，并支持多模板批量生成和打印功能。(0.5分）

7.關(guān)聯(lián)關(guān)系建立。具有建立同一件歸檔文件不同載體間或是文件間關(guān)聯(lián)關(guān)系功能。(0.5分）

8.表格導出。支持案卷封面、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等信息的通用格式文件導出功能。(0.5分）

8、保存功能

1.電子檔案存儲格式轉(zhuǎn)換與信息組織。支持電子檔案存儲格式的轉(zhuǎn)換，將存入系統(tǒng)的電子檔案轉(zhuǎn)換為符合長期保存要求的存儲格式。(0.5分）

2.電子檔案長期保存。支持采用遷移、仿真、封裝、檢測等方式保障數(shù)字檔案信息的長期保管；能對非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統(tǒng)中進行標識。(0.5分）

3.檔案整理。依據(jù)電子檔案保管和利用的業(yè)務要求分別建立相應數(shù)據(jù)庫。能根據(jù)全宗歸屬、分類號、保管單位序號及其整理規(guī)則、件號、件內(nèi)文檔排列規(guī)則等將電子檔案排列定位和呈現(xiàn)。(0.5分）

4.備份。支持軟件系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份和電子檔案備份，能根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度選擇在線、離線等不同的備份方式。(0.5分）

5.鑒定。支持輔助人工完成檔案的定期鑒定工作，根據(jù)保管期限、歸檔日期、密級等屬性自動列出到期檔案，提醒系統(tǒng)管理員或檔案管理員等進行銷毀前鑒定和保管期限調(diào)整、利用開放、密級調(diào)整等相關(guān)操作。(0.5分）

6.銷毀管理。支持對需銷毀檔案進行銷毀申請、審批、建立銷毀標記、監(jiān)銷、刪除等操作。(0.5分）

7.移交。具備根據(jù)進館要求或其他有關(guān)要求生成移交電子檔案信息包等功能，對已移交的電子檔案或其他數(shù)字資源進行移交時間及去向標識。(0.5分）

8.介質(zhì)管理。支持對存放電子檔案存儲介質(zhì)的統(tǒng)一管理，具有介質(zhì)預警功能。(0.5分）

9、統(tǒng)計功能

1.支持按照全宗、分類、時間、文件格式、利用情況等設(shè)定規(guī)則進行統(tǒng)計、結(jié)果顯示和打印，并以電子文件形式輸出統(tǒng)計數(shù)據(jù)，支持自定義報表功能。(1分）

2.統(tǒng)計結(jié)果能按《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》給定格式輸出統(tǒng)計數(shù)據(jù)。（1分）

10、利用功能

1.檢索。支持按屬性檢索檔案，具備精確檢索、模糊檢索、高級組合檢索、篩選檢索、關(guān)聯(lián)檢索、深入二次檢索等多種檢索方式。(0.5分）

2.瀏覽。支持對常見格式電子檔案或其他數(shù)字資源進行瀏覽，支持常見格式多媒體電子檔案或數(shù)字化檔案信息的播放；具有電子檔案或數(shù)字化檔案信息按權(quán)限下載功能。(0.5分）

3.借閱。支持電子檔案借閱申請、審批、授權(quán)，具有實體檔案借閱預約、催還、歸還等功能，審批流程符合檔案利用管理制度。(0.5分）

4.編研。支持用戶根據(jù)實際需求設(shè)置編研專題，能自動將符合該專題條件的檔案進行歸集。(0.5分）

5.開放利用設(shè)置。支持對目錄數(shù)據(jù)及全文設(shè)置開放利用標識。(0.5分）

6.復制管理。具有電子檔案復制申請、審批功能，能夠進行復制；具有實體檔案復制申請、審批、復制件分發(fā)登記等功能。(0.5分）

7.利用效果反饋。支持用戶對利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟效益或社會效益進行反饋。(0.5分）

8.知識管理。根據(jù)需要開發(fā)知識管理功能，支持檔案信息的知識標簽、知識地圖、檔案信息深層次加工、檔案信息主動推送等。(0.5分）

11、系統(tǒng)管理功能

1.日志管理。有日志記載功能，記錄系統(tǒng)啟動和關(guān)閉信息、用戶登錄信息等，每條日志至少應記錄操作對象、用戶、時間、計算機、操作類型等屬性；提供針對日志的檢索、審計、統(tǒng)計功能；支持按照一定規(guī)則自動生成日志審計報表，支持日志導出、刪除、審批等操作。(0.5分）

2.系統(tǒng)設(shè)置。支持對檔案流程化管理，支持代碼表的設(shè)置維護，支持元數(shù)據(jù)的設(shè)置維護，具備全宗設(shè)置功能。(0.5分）

3.用戶管理。支持直接錄入用戶信息和通過接口方式讀取其他系統(tǒng)中的用戶信息，支持用戶與IP地址綁定，支持“三員”（系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員）分立。(0.5分）

4.組織機構(gòu)設(shè)置管理。支持直接錄入組織機構(gòu)信息和通過接口方式讀取其他系統(tǒng)中的組織機構(gòu)信息，支持組織機構(gòu)的多級管理功能。(0.5分）

5.權(quán)限管理。具備權(quán)限管理功能，保證授權(quán)用戶能夠在其權(quán)限范圍內(nèi)進行合法操作；權(quán)限可以精細地控制指定用戶對指定檔案記錄的訪問和使用；系統(tǒng)支持設(shè)置權(quán)限有效期，到期后系統(tǒng)自動取消權(quán)限。(0.5分）

6.多全宗管理。可對納入管理的每個立檔單位建立全宗單位，支持全宗群管理，每個全宗單位有唯一全宗號、全宗名稱；每個全宗單位的功能、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)、機構(gòu)組織、用戶、流程、權(quán)限等相對獨立、互不影響。(0.5分）

7.工作過程記錄管理。具備詳細記錄類似全宗卷信息的功能，以記錄數(shù)字檔案室管理過程。(0.5分）

12、傳統(tǒng)載體檔案輔助管理功能

1.傳統(tǒng)載體檔案信息采集。具備傳統(tǒng)載體檔案目錄著錄和全文掛接功能，目錄數(shù)據(jù)采集時應具有校驗功能。(0.5分）

2.檔案存放位置管理。能根據(jù)庫房余量和檔案的全宗歸屬、分類、檔號等規(guī)則對傳統(tǒng)載體檔案提出存放位置建議，并在位置確定后進行排列定位。(0.5分）

3.智能庫房管理。根據(jù)現(xiàn)實庫房虛擬出檔案所在庫房、區(qū)域及檔案柜架的列、節(jié)、層、排位等，實現(xiàn)對實體檔案所在庫房位置的管理；電子檔案管理系統(tǒng)支持與智能密集架、PDA設(shè)備、條碼槍、電子標簽等硬件設(shè)備的集成，實現(xiàn)實體檔案的快速定位、出庫、入庫、盤點等操作；支持與溫濕度監(jiān)控設(shè)備的集成，實現(xiàn)檔案庫房的溫濕度智能調(diào)控。(0.5分）

三、數(shù)字檔案資源建設(shè)

13、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

1.使用檔案數(shù)字化服務外包的，發(fā)包方與承包方工作（合同簽訂、現(xiàn)場管理、成果管理等）應符合《檔案服務外包工作規(guī)范 第2部分：檔案數(shù)字化服務》（DA/T 68.2）等規(guī)定要求。(3分）

2.傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等各環(huán)節(jié)符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》 （DA/T 31）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62）等要求。(3分）

3.對珍貴、重要、利用頻繁等應數(shù)字化的檔案開展數(shù)字化工作（2分）。存量檔案數(shù)字化率達到95%以上的，不扣分；低于70%的，不得分；70%以上的，按比例給分。

14、電子文件歸檔

1.分析企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀，將各業(yè)務系統(tǒng)形成的電子文件納入企業(yè)電子文件歸檔范圍。（4分）

2.企業(yè)已實施的支撐主營業(yè)務的信息系統(tǒng)具有歸檔功能（2分），歸檔過程科學合理、運行有效（2分）；歸檔電子文件存儲格式（1分）、元數(shù)據(jù)（2分）及“四性”檢測（3分）等符合電子文件歸檔和電子檔案管理的有關(guān)要求。

3.完成辦公自動化系統(tǒng)形成的電子文件歸檔（3分），實現(xiàn)至少一個核心業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔（3分）。

15、專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在企業(yè)現(xiàn)有數(shù)字檔案資源的基礎(chǔ)上建立專題數(shù)據(jù)庫，每個0.5分，滿分2分。

四、制度規(guī)范建設(shè)

16、制度建設(shè)

制定企業(yè)數(shù)字檔案室人員崗位職責、系統(tǒng)運行維護管理制度、機房管理制度、檔案數(shù)字化加工場所管理制度、安全與保密管理制度等。（5分）

17、標準規(guī)范建設(shè)

1.制定企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標準規(guī)范。（0.5分）

2.制定企業(yè)已實施的各類信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔標準規(guī)范，內(nèi)容包括電子文件歸檔管理責任、歸檔范圍、歸檔流程及開發(fā)利用等。（1分）

3.制定檔案分類規(guī)范。（0.5分）

4.制定企業(yè)各類檔案在電子檔案管理系統(tǒng)中收集、整理、存儲、保管和利用等規(guī)范。（1分）

5.制定企業(yè)檔案利用標準規(guī)范，內(nèi)容包括權(quán)限設(shè)置與更改流程、利用審批、計算機輔助編研等。（1分）

6.制定安全與保密管理系列規(guī)范，包括數(shù)字檔案室安全與保密職責、安全與保密檢查、“三員”管理等。（1分）

五、安全保密體系建設(shè)

18、安全管理

1.網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)層、應用系統(tǒng)、工作環(huán)境等安全與保密工作符合相關(guān)規(guī)定。（1分）

2.嚴格控制信息資源利用范圍，制訂嚴密的信息發(fā)布審核制度，嚴格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。（1分）

3.制定完善的數(shù)據(jù)接收、移交、銷毀等管理規(guī)范，制定備份規(guī)范。（1分）

4.開展檔案數(shù)字化外包的，制定檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范（1分）；管理有效的（1分）。

19、系統(tǒng)測評

1.管理非涉密檔案的電子檔案管理系統(tǒng)，依照《信息安全技術(shù)  網(wǎng)絡(luò)安全等級保護基本要求》（GB/T 22239-2019），通過信息系統(tǒng)安全等級保護二級（或以上）測評。（3分）

2.管理涉密檔案的電子檔案管理系統(tǒng)，按照涉密信息系統(tǒng)分級保護管理的要求進行安全設(shè)計和建設(shè)，并通過有關(guān)部門測評后投入使用。（2分）

六、條件保障

20、組織保障

1.數(shù)字檔案室建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃。（1分）

2.建立檔案部門、信息技術(shù)部門、保密部門、業(yè)務部門協(xié)同工作機制，職責明確（1分）；協(xié)作效果好（1分）。

21、經(jīng)費保障

落實數(shù)字檔案室建設(shè)所需軟硬件設(shè)備購置、實施經(jīng)費及管理經(jīng)費。（3分）

22、人才保障

1.積極開展檔案部門人員相關(guān)業(yè)務技能、信息化技能的培養(yǎng)。（1分)

2.檔案人員編制數(shù)滿足工作需要（1分），檔案部門配備檔案和行業(yè)信息化專業(yè)人才（2分）。

七、工作創(chuàng)新

23、加分項

在檔案信息化中有效運用大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術(shù)，或結(jié)合行業(yè)特點、企業(yè)實際在數(shù)字檔案室建設(shè)、管理和應用方面取得先進經(jīng)驗、具有推廣意義的，包括但不限于獲得國家專利授權(quán)、軟件著作權(quán)登記、相關(guān)科技和管理創(chuàng)新獎勵、在檔案等行業(yè)領(lǐng)域公認的高水平期刊發(fā)表論文等，酌情給分，每項不超過2分，不重復計分，滿分10分。