建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫就是按照著錄規(guī)則的要求，將檔案的內(nèi)容信息錄入到數(shù)據(jù)庫軟件中，利用計算機的最強大腦，快速的查詢檢索，及時將結(jié)果反饋給調(diào)閱者。

建設(shè)檔案目錄級數(shù)據(jù)庫的前提是需要有整理規(guī)范的檔案，很多人誤認為檔案的規(guī)范化工作就是將檔案著錄項所需要的項目通過文字錄入工作寫入檔案管理系統(tǒng)，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描。檔案數(shù)字化包括檔案整理、著錄目錄級數(shù)據(jù)、數(shù)字化掃描，著錄、掃描的前提是有整理規(guī)范的檔案，整理檔案需要按照相應(yīng)的整理規(guī)則進行，剔除不需歸檔文件材料、區(qū)分年度、鑒定保管期限、有機排序、加蓋歸檔章、填寫檔號項、裝訂、裝盒等。

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