大學(xué)數(shù)字檔案室建設(shè)能夠全面、科學(xué)、高效管理和利用各類檔案，滿足學(xué)校紙質(zhì)檔案和電子檔案的收、管、用，對(duì)于高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承與創(chuàng)新提供信息支撐。院校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案的實(shí)施，有利于節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間、檔案的快速檢索和利用、實(shí)現(xiàn)高校間檔案資料的網(wǎng)絡(luò)共享，從而形成有序的高校檔案信息庫(kù)。

大學(xué)數(shù)字檔案室建設(shè)方案目錄：

一、建設(shè)背景

二、重要意義

三、建設(shè)內(nèi)容

(一)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)（信創(chuàng)版）

1、產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)

2、主要功能

(二)數(shù)據(jù)庫(kù)

1、概述

2、產(chǎn)品特點(diǎn)

(三)中間件

(四)OCR識(shí)別軟件

(五)檔案數(shù)字化

四、報(bào)價(jià)表

一、建設(shè)背景

學(xué)校檔案是學(xué)校工作和教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史反映，是學(xué)校發(fā)展的歷史記錄和見(jiàn)證，有著很強(qiáng)的服務(wù)效能，在全校工作中有著至關(guān)重要的作用。學(xué)校檔案不僅保存著學(xué)校歷程的記憶和學(xué)校辦學(xué)成就的輝煌，而且承擔(dān)著為學(xué)校前進(jìn)發(fā)展、規(guī)范管理、教育教學(xué)的推進(jìn)提供保障和支撐的艱巨任務(wù)。

在科技飛速發(fā)展的今天，高校檔案工作的存在已不僅是為了教學(xué)工作中重要的參考依據(jù)，同時(shí)也是學(xué)生在進(jìn)入社會(huì)后工作、生活、學(xué)習(xí)的首要資料。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了一定的影響，具體到檔案管理領(lǐng)域，就是在信息量暴增的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的實(shí)際需求，對(duì)檔案管理工作改革創(chuàng)新勢(shì)在必行。所以新時(shí)期學(xué)校在組織開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中 也應(yīng)該積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，探索檔案信息化發(fā)展措施，為學(xué)校檔案管理質(zhì)量和管理效率的整體性提升提供良好的支持。

在當(dāng)前檔案管理信息技術(shù)得到不斷發(fā)展、檔案數(shù)量進(jìn)一步增多的情況下，學(xué)校檔案的管理也發(fā)生了一定程度上的變化。信息化管理形式的出現(xiàn)給檔案管理工作的優(yōu)化造成了一定的沖擊，導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)了各類缺陷，對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化開(kāi)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。

現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了教育體制改革不斷向前發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)成為學(xué)校運(yùn)行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，這也是新形勢(shì)下學(xué)校檔案管理工作的必然趨勢(shì)。學(xué)校的檔案整理工作要迎合社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網(wǎng)絡(luò)管理的應(yīng)用使新背景下的學(xué)校檔案整理工作發(fā)生了質(zhì)的變化，當(dāng)前學(xué)校檔案管理的主要任務(wù)是充分應(yīng)用信息技術(shù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，建設(shè)具有特色的綜合數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，不斷創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)機(jī)制，滿足教學(xué)、科研和管理等方面的需要。

高校建設(shè)數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)：

1、建設(shè)數(shù)字檔案館能夠促進(jìn)高校檔案管理方式的變化，有利于節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間；

2、建設(shè)數(shù)字檔案館能夠促進(jìn)高校檔案利用方式的變化，有利于檔案的快速檢索和利用；

3、建設(shè)數(shù)字檔案館是網(wǎng)絡(luò)共享的前提和基礎(chǔ)，有利于實(shí)現(xiàn)高校間檔案資料的網(wǎng)絡(luò)共享；

4、建設(shè)數(shù)字檔案館能夠形成有序的檔案信息庫(kù)。

按照2008年教育部國(guó)家檔案局第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求，實(shí)施中華人民共和國(guó)教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)JY/T 1006一2012《教育管理信息高等學(xué)校管理信息》，建設(shè)能夠滿足學(xué)校紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的檔案管理系統(tǒng)，以全面、科學(xué)、高效管理和利用各類檔案，尤其是電子檔案的收、管、用，發(fā)揮檔案信息資源對(duì)學(xué)校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承與創(chuàng)新這四大功能的信息支撐作用?；緲?gòu)建起學(xué)校檔案資源信息化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理現(xiàn)代化的應(yīng)用體系。學(xué)校信息化檔案管理的實(shí)施能夠?yàn)閷W(xué)校檔案資源的有效共享和利用提供相應(yīng)的支持，檔案資源的保護(hù)能力也會(huì)進(jìn)一步加強(qiáng)，對(duì)學(xué)校檔案管理工作的全面優(yōu)化產(chǎn)生了一定的積極影響。

二、院校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案重要意義

學(xué)校檔案信息化管理有助于提升管理效率。在信息化檔案管理工作中，管理人員利用數(shù)字技術(shù)實(shí)施管理工作，在一定程度上突破了傳統(tǒng)檔案處理的時(shí)空限制，在遠(yuǎn)程操作系統(tǒng)的輔助下，檔案管理工作的即時(shí)性和有效性得到了顯著的提升。并且信息操作系統(tǒng)的應(yīng)用能夠?qū)n案資源的利用情況明確地反映出來(lái)，便于檔案管理人員對(duì)已經(jīng)借閱檔案的追蹤管理，提升管理效果，避免檔案資源的遺失。

學(xué)校檔案資源的信息化管理能夠進(jìn)一步拓展資源建設(shè)渠道。學(xué)校檔案信息化管理工作的開(kāi)展能夠進(jìn)一步拓展學(xué)校獲取檔案資源的途徑。一方面學(xué)校針對(duì)本校檔案資源實(shí)施信息化管理，應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)建立完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案的全面搜集整合和集中化管理提供良好的支持，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理效果。同時(shí)在實(shí)施信息化管理工作后，學(xué)校在檔案管理工作中堅(jiān)持開(kāi)放性原則，能夠?yàn)榻萄腥藛T和學(xué)生借閱檔案資料提供一定的支持，進(jìn)而也促進(jìn)教研人員和學(xué) 生自覺(jué)將相關(guān)檔案進(jìn)行歸檔處埋，檔案資源獲取渠道得到進(jìn)一步的拓展。另一方面，針對(duì)學(xué)校檔案管理工作中常常遇到的、部分教研人員不配合檔案資料的整合和歸檔工作作情況，借助信息化管理方式的應(yīng)用，檔案管理人員能夠?qū)ζ溥M(jìn)行全面審查并督促其上交，保障檔案資料的全面性和完整性。

信息化檔案管理系統(tǒng)可以促進(jìn)檔案資源共享。檔案資源的信息化管理是建立在信息技術(shù)得到飛速發(fā)展并且在檔案管理工作中得到普及性應(yīng)用基礎(chǔ)上的，其摒棄了傳統(tǒng)的管理方式和檢索系統(tǒng)，更為便捷和安全，管理通用性也得到了極大的提升，為資源保護(hù)共享提供了相應(yīng)的支持。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理系統(tǒng)中的技術(shù)安全防范系統(tǒng)能夠增強(qiáng)檔案資源的安全性，為檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化提供更好的支持。其次，檔案信息化管理能夠借助對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的影響實(shí)現(xiàn)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的檔案共享，為檔案資源的有效應(yīng)用提供了相應(yīng)的保障，促使學(xué)校檔案資源管理利用率得到進(jìn)一步提升。最后，人們?cè)诠蚕砗褪褂脵n案資源的過(guò)程中能夠不斷發(fā)現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)中存在的不足之處，檔案管理部門也能夠及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)厙管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，增強(qiáng)管理科學(xué)性和可靠性。

三、大學(xué)數(shù)字檔案室建設(shè)方案建設(shè)內(nèi)容

(一)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)（信創(chuàng)版）

1、產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)

專久智能檔案管理系統(tǒng)，有利于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織單位積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、加速快速交付并與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。

·經(jīng)濟(jì)性：降低檔案管理系統(tǒng)總體建設(shè)成本

·標(biāo)準(zhǔn)化：符合國(guó)家檔案建設(shè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求

·內(nèi)嵌圖像掃描、文字識(shí)別

·內(nèi)嵌OFD轉(zhuǎn)換服務(wù)和OFD閱讀器

·系統(tǒng)權(quán)限靈活設(shè)置、三員分立

·圖形化自定義審批流程

·智能全文檢索

·OA在線歸檔

·自定義多全宗

·四性檢測(cè)

2、主要功能

（1）文件收集

1）在線接收

在線接收是檔案管理系統(tǒng)與OA等第三方系統(tǒng)對(duì)接后通過(guò)在線方式接收需要?dú)w檔的電子文件，對(duì)符合歸檔要求的電子文件接收確認(rèn)操作，不符合歸檔要求的電子文件進(jìn)行退回操作，可以查看或修改每條歸檔的電子文件數(shù)據(jù)信息。

2）離線接收

離線接收是通過(guò)檔案管理系統(tǒng)著錄或者批量導(dǎo)入的電子文件，對(duì)符合歸檔要求的電子文件接收確認(rèn)操作，不符合歸檔要求的電子文件進(jìn)行修改、刪除操作，可以查看每條歸檔的電子文件數(shù)據(jù)信息。

3）文件整理

<1> 待組卷文件

待組卷文件的是在線和離線接收的按卷歸檔的電子文件列表，對(duì)于符合要求的電子文件進(jìn)行組卷操作，對(duì)于不符合要求的電子文件進(jìn)行取消歸檔和刪除的操作，可以查看或修改每條電子文件數(shù)據(jù)信息。

<2> 待歸檔

待歸檔文件是在線和離線接收的電子文件，以及待組卷文件中組卷完成的數(shù)據(jù)，對(duì)于不符合要求的數(shù)據(jù)，進(jìn)行取消歸檔或刪除的操作，可以進(jìn)行修改操作；對(duì)于符合要求的數(shù)據(jù)可以發(fā)起審批操作，對(duì)于按卷歸檔的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行拆卷、合并卷的操作，可以查看或修改每條電子文件數(shù)據(jù)信息。

<3> 歸檔中

歸檔中是待歸檔文件中發(fā)起審批的電子文件列表，可以查看每條電子文件數(shù)據(jù)信息。

4）歸檔審批

歸檔審批是當(dāng)前登錄賬號(hào)需要審批的移交審批電子文件列表，若同意審批則進(jìn)行同意操作，若不同意則進(jìn)行退回操作。在審批過(guò)程中，可以進(jìn)行排案卷號(hào)和件號(hào)，對(duì)于按卷號(hào)和件號(hào)不符合要求的，進(jìn)行清空案卷號(hào)和件號(hào)重排操作。

（以下大學(xué)數(shù)字檔案室建設(shè)方案內(nèi)容略）

以上就是檔案系統(tǒng)廠家專久智能關(guān)于院校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案的簡(jiǎn)要概述，如需要了解完整的大學(xué)數(shù)字檔案室建設(shè)方案內(nèi)容，請(qǐng)聯(lián)系客服詳詢。