RFID智能檔案管理系統(tǒng)是基于物聯(lián)網技術、圖像采集技術、數(shù)據采集技術、云計算等，專門為機關單位、工商、學校、醫(yī)院、檔案局、法院等單位的檔案及檔案部門開發(fā)的一體化檔案管理平臺。

rfid檔案智能化檔案管理系統(tǒng)從檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務出發(fā)，對檔案流通的各個環(huán)節(jié)進行數(shù)據采集的同時，通過在rfid檔案管理系統(tǒng)中構建數(shù)字檔案柜，對檔案館內資料實現(xiàn)全面可視化查詢管理，并對檔案材料非授權帶出、非法查閱、存放超期、檔案室環(huán)境異常等狀況提供語音聲光提示報警、圖像抓拍等各種手段，另外此檔案館rfid管理系統(tǒng)可與檔案管理系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、安防報警系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等子系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)檔案業(yè)務辦理及管理的數(shù)字化、自動化、智能化和高效化。

建設RFID智能檔案館藏管理系統(tǒng)的意義：

目前，檔案館基本上是用手工方式統(tǒng)計檔案數(shù)據，這樣很容易使得檔案丟失，數(shù)據混淆，比較先進的檔案館都采用條形碼技術作為識別方法來實現(xiàn)這些功能。然而，條形碼雖然價格便宜、制作方便等優(yōu)點，但是也存在一些先天的難以克服的缺點，如易磨損、存儲空間小、必須貼在書內等給使用帶來不便，并不完全適合檔案館。

rfid智能檔案管理系統(tǒng)將帶來如下的優(yōu)勢和意義：

（1）資源得以合理配置

檔案館rfid管理系統(tǒng)將檔案館的工作由以檔案手工登記查找轉化為RFID自動查找檔案，讓管理人員在最短的時間里找到自己需要的資源。

（2）資源得以高效利用

RFID智能檔案館藏管理系統(tǒng)把原來由管理員承擔的繁瑣工作量輕便化，檔案館的人力支出相應地減少，成本隨之降低。檔案館員則利用節(jié)省出來的時間和人力資源用于延長檔案館的開放時間、用于更深層次的參考咨詢工作和個性化服務等，從而提高檔案館的利用率。

（3）安全性大大提高

1）RFID標簽帶有全球唯一標示符，無法復制；

2）標簽撕毀無效，將有報警提示；

3）帶有防盜裝置，避免非法取走檔案；

4）實時監(jiān)控檔案狀態(tài)，異常報警；

5）自動統(tǒng)計，避免人為產生誤差；

6）檔案借閱到期自動提醒；

7）檔案保存年限到期，自動提醒；

8）檔案借閱、歸還進行實名登記，操作數(shù)據永久保存。

rfid智能檔案管理系統(tǒng)項目建設步驟：

1.建設檔案館RFID管理系統(tǒng)網絡運行環(huán)境

檔案館RFID智能管理系統(tǒng)運行于檔案館的內部網絡之上，采用符合標準TCP/IP協(xié)議的百兆以太網。相應檔案管理系統(tǒng)和檔案館RFID智能管理系統(tǒng)均運行在這個內部網絡，rfid檔案智能化檔案管理系統(tǒng)的各個終端設備是網絡上執(zhí)行不同任務的客戶終端。

除了標準的百兆以太網之外，由于rfid檔案管理系統(tǒng)中使用了智能盤點車等設備，因此系統(tǒng)的網絡運行環(huán)境建議采用有符合802.1x標準的無線網絡環(huán)境，無線網絡的范圍需要覆蓋檔案館館藏的所處的物理空間位置。

同時檔案館管理系統(tǒng)的網絡環(huán)境也要接入互聯(lián)網。這樣檔案調撥人員可以在互聯(lián)網上完成查閱檔案、續(xù)借檔案等操作；并且，通過互聯(lián)網，可以對系統(tǒng)進行遠程維護，并提供在線技術服務。

2.部署檔案館RFID智能管理系統(tǒng)RFID硬件設備

RFID硬件設備均采用RFID核心讀寫技術，并根據各自不同的功能需求實現(xiàn)相應功能，這些設備包括：安全監(jiān)測門、館員工作站、移動式/便攜式館員助理（移動盤點車）、RFID標簽轉換系統(tǒng)設備、RFID便攜式手持盤點機等。各個RFID終端設備均作為一個客戶終端接入系統(tǒng)網絡。

3.搭建RFID應用服務器平臺，實現(xiàn)對RFID系統(tǒng)設備及應用系統(tǒng)的實時監(jiān)控

檔案館RFID系統(tǒng)采用了多個RFID系統(tǒng)設備，并集成了相應檔案館管理系統(tǒng)、RFID應用軟件系統(tǒng)以及監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)等系統(tǒng)。

搭建RFID應用服務器平臺，平臺將對RFID系統(tǒng)的各個終端設備進行實時監(jiān)控管理，并對各個應用系統(tǒng)之間的數(shù)據交互進行監(jiān)控管理。應用服務器平臺實現(xiàn)了對各設備和應用系統(tǒng)及時狀態(tài)的查看，并實現(xiàn)了對歷史紀錄的報表和統(tǒng)計功能。

4.應用RFID中間件技術搭建系統(tǒng)集成平臺，保障各系統(tǒng)之間的數(shù)據交互通暢

檔案館RFID系統(tǒng)需要多個系統(tǒng)的高效集成來實現(xiàn)，不同異構的系統(tǒng)之間將需要進行一定的數(shù)據交換。通過運用RFID中間件技術搭建的系統(tǒng)集成平臺除了能解決不同系統(tǒng)之間的數(shù)據接口問題，同時也可對各個終端設備的讀寫操作進行控制。

5.建設檔案館RFID管理系統(tǒng)應用軟件，實現(xiàn)檔案流通管理及館藏管理

檔案館RFID管理系統(tǒng)的各個設備終端均需要有相對應的應用軟件系統(tǒng)得支持來實現(xiàn)比較復雜的業(yè)務應用流程。

RFID終端設備以及應用軟件系統(tǒng)將完成檔案調撥功能（借閱歸還），并需要實現(xiàn)智能標簽初始化、智能安全檢測系統(tǒng)以及檔案查找、順架以及館藏盤點等功能。

rfid智能檔案管理系統(tǒng)功能:

1、標簽轉換系統(tǒng)

標簽轉換系統(tǒng)運行在RFID館員工作站設備上（或稱“檔案加工設備”），實現(xiàn)檔案標簽的初始化等工作。系統(tǒng)包括檔案標簽與層架標簽的注冊、更換、注銷等功能，同時支持檔案的查詢統(tǒng)計、導入導出等功能。

2、安全監(jiān)測系統(tǒng)

配合RFID安全門禁設備使用，軟件系統(tǒng)可以運行在RFID安全門禁的內嵌顯示屏上，也可以通過網絡連接到一臺PC機上運行。

安全監(jiān)測系統(tǒng)軟件檔案出入的實時監(jiān)測、進出人數(shù)的統(tǒng)計、庫房溫濕度的監(jiān)測，以告警日志的查詢功能。當檔案未辦理合法手續(xù)時，系統(tǒng)將自動聲光報警，并記錄報警信息。

●檔案監(jiān)測

當粘貼的RFID檔案標簽的檔案經過安全門禁時，系統(tǒng)將自動讀取RFID檔案標簽，并根據該檔案的調檔狀態(tài)、借閱狀態(tài)等信息，進行報警提示，并記錄經過的時間、報警原因等信息。報警或提醒情況如下：

1）檔案未辦理調檔申請（拿錯），或未辦理借閱手續(xù)時，系統(tǒng)將聲光報警；

2）當館員未拿全需要調檔申請的檔案時（少拿），系統(tǒng)將聲光提醒。

●人數(shù)統(tǒng)計（增配）

在安全門禁設備上，嵌入有兩對紅外傳感器，可以自動判斷人員進出方向，實現(xiàn)進出庫房人數(shù)的統(tǒng)計。

3、智能盤庫功能

智能盤點系統(tǒng)運行在RFID智能盤車上，實現(xiàn)檔案的順架、盤點、倒架、查找等工作。在RFID智能檔案管理系統(tǒng)中，檔案位置管理的最小單位為密集架的一層（或一格），每一層上粘貼一個RFID層架標簽，系統(tǒng)為每一層進行順序編碼，RFID層架標簽上打印該編碼內容，以方便工作人員查看。當檔案放到密集架的某一層時，需要將RFID檔案標簽與RFID層架標簽的關聯(lián)。系統(tǒng)在順架、盤點、倒架等工作時，需要通過設備自帶的RFID手持天線讀取RFID層架標簽與RFID檔案標簽，再實現(xiàn)相應的業(yè)務處理。

4、3D導航查詢功能

RFID智能檔案管理系統(tǒng)提供通過web瀏覽器進行檔案的查詢。檢索關鍵字包括案卷號、歸檔號、題名等信息。根據查詢結果可以查看檔案位置，選擇查看定位一欄，可以查看詳細的檔案定位信息，系統(tǒng)彈出檔案館的三維導航圖。

可視化監(jiān)控平臺安裝在檔案館的監(jiān)控室內，在LED大屏上實時展示，以方便館員實時了解檔案狀態(tài)、庫房狀態(tài)，以及設備運行狀態(tài)。

●檔案狀態(tài)監(jiān)控

檔案狀態(tài)監(jiān)控以圖形化形式顯示，可顯示內容包括：

1）外借檔案統(tǒng)計圖

2）庫房檔案分布圖

3）案卷受理統(tǒng)計圖

4）待歸檔檔案的監(jiān)控、提醒

●設備狀態(tài)監(jiān)控

設備狀態(tài)監(jiān)控用于監(jiān)控各RFID設備的運行狀態(tài)，也可以加入庫房溫濕度、密集架運行狀態(tài)等內容。

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