在介紹全宗管理包括哪些內(nèi)容之前，我們先來了解下全宗管理是什么意思？檔案業(yè)務(wù)上是按若干電子文件組成文件，文件組成盒或者組成案卷，案卷和文件共同組成全宗，原則上，全宗是指一個獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機(jī)整體，一個單位只有一個全宗。

在實(shí)際使用中，由于單位組織會發(fā)生變動、重組或者兼并，為了保持檔案的真實(shí)性，單位上會有多個全宗，大型企業(yè)中，自上而下有多個公司組織，每個組織至少有一個全宗，有些因歷史原因有多個全宗。

數(shù)字檔案館室檔案按全宗管理：每個全宗的檔案類型、分類、元數(shù)據(jù)、查看權(quán)限等都可獨(dú)立設(shè)定，全宗之間結(jié)構(gòu)可以完全不同。

利用按單位管理：如果涉及到檔案的借閱、賦權(quán)申請、推送等涉及到組織機(jī)構(gòu)之間審批的業(yè)務(wù)，應(yīng)該單位內(nèi)部是相同的，例如在一個單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)總是相同的，檔案管理員總是相同的。

這樣的管理模式，可以在符合檔案管理要求的同時，提供最大限度的靈活性，另外在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建立單位和全宗時，可以復(fù)制上級的結(jié)構(gòu)，采用和上級大致相同的檔案類型、檔案規(guī)則和檔案配置，降低下級單位的學(xué)習(xí)成本，另一方面各個單位在建立自己的全宗后也可以根據(jù)情況調(diào)整檔案結(jié)構(gòu)。

引入單位的概念，把檔案和人員組織的關(guān)系引入到單位中，符合實(shí)際情況，可在一個單位內(nèi)使用相同的組織結(jié)構(gòu)來進(jìn)行管理，不需要為每個全宗配置獨(dú)立的人員和組織。

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